Jusqu'à récemment, il n'existait aucune législation sur la facturation électronique. Elle est aujourd'hui obligatoire pour toutes les transactions du secteur public via Chorus Pro, mais sera progressivement mise en place pour toutes les transactions nationales entre entreprises du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026. Convaincues que la facturation électronique est un outil efficace de modernisation et de lutte contre la fraude, les autorités françaises et européennes sont à la fois pionnières et bénéficiaires de cette évolution.
Archiver les factures des fournisseurs : une obligation ou une mesure de précaution ?
Qu'il s'agisse d'une copie numérique d'une facture papier ou d’une Facture électronique, les exigences en matière d'archivage sont les mêmes. Le système d'archivage doit pouvoir garantir l'authenticité de l'origine du document, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité pendant la durée légale de conservation (six ans pour les documents fiscaux et dix ans pour les documents professionnels), ce qui nécessite l'utilisation d'une solution spécifique, le système d'archivage électronique (SAE) recommandé par la norme NF Z42-013, capable de protéger les documents et d'en détecter l'accès. Enfin, l'archivage doit être accompagné de l'un des procédés techniques suivants pour garantir l'intégrité des documents de manière indéfinie
- Un sceau de serveur basé au moins sur un certificat conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS*),
- Une empreinte numérique,
- Une signature électronique basée au moins sur un certificat conforme au Référentiel Commun de Sécurité (RGS*), ou un dispositif de sécurité équivalent délivré par un organisme habilité : elle identifie la personne qui a réalisé (ou est responsable) de la copie,
- Chaque enregistrement doit être horodaté.
Dans tous les cas, le système et la procédure de soumission des factures des fournisseurs doivent être détaillés dans une documentation séparée. Ces documents doivent être régulièrement révisés et vérifiés pour s'assurer qu'ils continuent à répondre à toutes les exigences.
Facturation électronique et logiciels : comment s'équiper efficacement ?
Jusqu'en janvier 2026, date à laquelle la fin des factures papier parmi les entreprises assujetties à la TVA a été annoncée, le format papier sera encore utilisé par certaines organisations. Bien entendu, l'une des conditions les plus importantes pour une transition réussie est de choisir le bon logiciel de facturation électronique afin de pouvoir continuer à recevoir et traiter les factures papier pendant quelques années encore, tout en préparant le passage à la facturation électronique d'ici le 1er janvier 2026.
Il est recommandé de s'équiper d'une solution capable de recevoir et traiter des factures de tous formats, de consolider le processus comptable et d'assurer la conformité permanente des processus (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.). Cette transformation doit pouvoir se faire facilement et rapidement, permettant aux entreprises de numériser et d'automatiser leurs processus de bout en bout et de transformer un passif juridique en opportunité.